Oplever du vild vækst? - 3 ting du skal gøre for at skabe overblik og sammenhæng i dine processer

Vild vækst: Sådan skaber du overblik og sammenhæng i processer

Når din virksomhed vokser fra startup-stadiet og bliver til en rigtig “scale-up-virksomhed” der vokser med 25, 50 eller endda 100% om året, vil der uværgeligt opstå flaskehalse. Der kommer mere drøn på, og det kræver stærke og standardiserede processer. Ellers kuldsejler eventyret hurtigt.

I en virksomhed med 10 eller færre personer er alle ansatte orienterede mod at få tingene til at lykkes. Fordelingen af opgaver er meget ad hoc-baseret. De færreste processer er nedskrevet. Det har der slet ikke været behov for.

Men med 25-50 ansatte vil der uundgåeligt begynde at opstå flaskehalse. Der begynder at komme drøn på salgsmaskinen og dermed også tryk på kedlerne i virksomhedens processer.

I min bog ”Vild Vækst – Sådan håndterer du vækstrejsen fra ti til tusind medarbejdere” kategoriserer jeg denne virksomhedstype som en ’stadie 1’ eller ’small’ virksomhed. Den er på procesdelen kendetegnet ved:

• Væksten i medarbejdere, produkter og kunder skaber misforståelser, manglende gennemsigtighed, variation i kvalitet og måske endda utilfredse kunder.

• Der er behov for at formalisere de mest kritiske processer for at sikre robusthed, overblik og koordinering.

I virksomheden vil der også begynde at ske en organisering omkring funktionsområder. Den første sælger får flere kolleger, og der opstår en decideret salgsorganisation - og sådan er det hele vejen rundt.

Kæden er som bekendt aldrig stærkere end sit svageste led. Det gælder også for din virksomhed netop nu. Hvis der opstår flaskehalse i udviklingsafdelingen, vil det have konsekvenser for salg, produktion og logistik.

I det hele taget vokser behovet for, at der gøres en ekstra indsats for at bevare en synkronisering af virksomhedens delkomponenter. Og det er lige præcis grunden til, at klare og tydelige processer bliver vigtige. Det overblik, der tidligere kunne ligge i menneskers baghoveder, forsvinder. Det er her, at gode processer bliver essentielle.

Der er særlig to opmærksomhedspunkter, som er vigtige at udvikle på: Er der flaskehalse i dine kerneprocesser, og har I løbende styr på kvaliteten i produkterne?

Er der flaskehalse i din kerneproces?

Flaskehalse er de første vink med en vognstang om, at der er grus i maskineriet. Men det betyder ikke, at du skal sidde på hænderne og vente på, at flaskehalsene opstår, før du kaster et blik på processerne. Det er klart mere værdifuldt at være på forkant ved at kigge på alle kerneprocesserne.

Jeg bliver ofte overrasket over, at en helt elementær procesforståelse ikke er til stede i mange virksomheder. Det gælder i særlig grad, når en proces forløber på tværs af flere forskellige afdelinger, der ikke har indsigt i hinandens kapaciteter og flaskehalse. Manglen giver anledning til mange frustrationer, forkerte prognoser og tabt salg.

Et godt sted at begynde er at kortlægge, hvordan den primære kerneproces i virksomheden ser ud. Er det en salgsdrevet organisation, således at processen begynder med salg og derefter produktudvikling? Eller er det produkterne, der driver salget, sådan at produktudvikling kommer først?

Tegningen af proces-landskabet bliver selve blueprintet over din virksomhed – et sted, hvor det hele tiden er muligt at vende tilbage og se om, alt kører effektivt. Lander nogle opgaver mellem to stole og falder på gulvet? Er der klare ansvarsområder? Og løses konflikter, når de opstår?

Hav føling med kvaliteten af produkterne

Processerne er imidlertid intet, hvis de ikke bliver forankrede i organisationen og blandt de berørte medarbejdere. Her kan det være vigtigt at minde sig selv om, at arbejdet med processer ikke må blive en bureaukratisk øvelse, der munder ud i voldsomme dokumentationskrav.

En udmærket startmetode er at lave simple 10-punkts tjeklister, der sikrer, at medarbejderne kender procestrinene. Hvordan laver vi en faktura? Hvad er den gode salgsproces med et passende niveau af mødeaktivitet, salgsmål og ordreafgivelse?

Men måske vigtigst af alt: Husk helheden. Risikoen i denne fase er ’silotænkning’: Noget, der er optimalt i én silo, kan sagtens være mindre optimalt for andre steder i virksomheden.

Test dig selv og hent værktøjer

Test dine processer med tre skarpe spørgsmål:

1. Fungerer vores salg-ordre-leverance-proces optimalt?

2. Oplever vi sommetider flaskehalse og/eller kvalitetsproblemer i processen?

3. Er vores kunder altid 100 procent tilfredse med kvaliteten af vores leverancer?

Find følgende drejebøger på unas.dk/tools/small/:

• Overordnet procesoverblik.

• Eliminering af procesflaskehalse.

• Kundetilfredshedsanalyse.

  
  

Lær mere på unas.dk eller kontakt os på info@unas.dk eller telefon 60 555 666

Køb bogen: Vild Vækst - Sådan håndterer du vækstrejsen fra 10 til 1000 medarbejdere af Lasse Mønsted, Partner i Unas Digital.